Büroreinigung beauftragen: Leistungsverzeichnis und Turnus

„Das Büro soll sauber sein“ ist ein verständlicher Wunsch, aber keine Leistungsbeschreibung. Wenn es bei einer Büroreinigung Ärger gibt, liegt es fast nie daran, dass schlecht geputzt wurde. Meist wurde schlicht nie festgelegt, was wie oft gemacht wird. Der eine erwartet, dass die Teeküche jeden Tag gewischt wird, der andere hat sie einmal pro Woche eingeplant. Beide haben recht, weil es nirgends steht.

Dieser Beitrag zeigt, wie Sie eine Büroreinigung so beauftragen, dass das Ergebnis prüfbar ist: mit Raumgruppen, einem Leistungsverzeichnis und einem Turnus, der zur tatsächlichen Nutzung passt. Welche Reinigungsarten es grundsätzlich gibt, erklärt unser Artikel Unterhaltsreinigung oder Grundreinigung?

Raumgruppen statt Gesamtfläche

Eine Quadratmeterzahl sagt wenig darüber, wie viel Arbeit ein Büro macht. Ein Großraum mit zwanzig Schreibtischen und ein Sanitärbereich mit vier Toiletten haben völlig verschiedene Anforderungen. Ein brauchbares Leistungsverzeichnis teilt die Fläche deshalb in Raumgruppen ein und legt für jede eigene Tätigkeiten fest:

• Arbeitsplätze: Einzel- und Großraumbüros
• Besprechungsräume: oft unregelmäßig genutzt, dann aber mit Besuch
• Küche und Teeküche: Spüle, Arbeitsflächen, Geräte von außen, Müll
• Sanitärbereiche: Toiletten, Waschbecken, Spiegel, Verbrauchsmaterial
• Eingang und Flure: der erste Eindruck für Kunden und Besucher

Das Leistungsverzeichnis: Tätigkeit und Häufigkeit

Für jede Raumgruppe wird aufgeschrieben, was gemacht wird und wie oft — täglich, mehrmals wöchentlich, wöchentlich, monatlich oder bei Bedarf. Typische Positionen sind:

• Papierkörbe leeren und Müllbeutel wechseln
• Böden saugen und feucht wischen
• Tischflächen reinigen — nur freigeräumte Flächen, damit nichts verschoben wird
• Türklinken, Lichtschalter und Handläufe abwischen
• Sanitärobjekte reinigen und Verbrauchsmaterial wie Seife und Papier auffüllen
• Spüle, Arbeitsflächen und Gerätefronten in der Küche reinigen
• Glasflächen an Eingangstüren von Fingerabdrücken befreien

Wichtig ist, dass jede Zeile prüfbar ist. „Böden wischen, zweimal wöchentlich“ lässt sich kontrollieren. „Für Sauberkeit sorgen“ nicht.

Wie oft ist richtig?

Eine feste Zahl, die für jedes Büro passt, gibt es nicht. Der richtige Turnus hängt an der Nutzung, nicht an der Fläche. Diese Fragen helfen bei der Entscheidung:

• Wie viele Menschen arbeiten an wie vielen Tagen tatsächlich vor Ort?
• Kommen regelmäßig Kunden oder Besucher, und welche Räume sehen sie?
• Wird in der Küche gekocht oder nur Kaffee gemacht?
• Wie stark werden die Sanitärbereiche genutzt?

In der Praxis brauchen Sanitärbereiche und Küche meist einen dichteren Turnus als die Arbeitsplätze. Besprechungsräume werden oft nach Belegung gereinigt statt nach Kalender. Wer den Turnus je Raumgruppe festlegt, bezahlt nicht für Arbeit, die nicht nötig ist, und hat trotzdem keine Lücke dort, wo es darauf ankommt.

Was oft vergessen wird

Einige Punkte fallen erst auf, wenn die Reinigung schon läuft. Besser, sie stehen von Anfang an drin:

• Fensterreinigung und Grundreinigung gehören als eigene Positionen ins Angebot. Sie sind keine Unterhaltsreinigung und haben einen eigenen Rhythmus.
• Zugang und Schlüssel: Wer bekommt einen Schlüssel oder Code, wer schließt ab, wer schaltet die Alarmanlage scharf?
• Reinigungszeiten: Soll vor Arbeitsbeginn, nach Feierabend oder während der Arbeitszeit gereinigt werden?
• Diskretion: Unterlagen auf Schreibtischen werden nicht bewegt und nicht gelesen. Das gehört ausdrücklich in die Vereinbarung.

Woran man ein gutes Angebot erkennt

Angebote für Büroreinigung lassen sich nur vergleichen, wenn sie dieselbe Leistung beschreiben. Ein gutes Angebot zeigt das schon auf den ersten Blick:

• Ein Leistungsverzeichnis liegt bei, gegliedert nach Raumgruppen und Häufigkeit.
• Es gibt eine feste Ansprechperson statt einer allgemeinen Hotline.
• Jeder Einsatz wird nachgewiesen, damit Sie sehen, was gemacht wurde.
• Es ist geregelt, wie Reklamationen laufen und wie schnell nachgebessert wird.
• Die Kündigungsfrist ist klar benannt. Was die Vertragslaufzeit für Sie bedeutet, erklärt unser Artikel Monatlich kündbar oder Jahresvertrag?

Fehlt das Leistungsverzeichnis, vergleichen Sie im Zweifel nur Preise für unterschiedliche Leistungen. Und wer neben der Reinigung auch Hausmeisterarbeiten vergeben möchte, sollte prüfen, ob ein Ansprechpartner für alles einfacher ist als mehrere Einzelfirmen.

Wie Zamsa das macht

Wir übernehmen Büro-, Laden- und Wohnungsreinigung in Groß-Gerau und Darmstadt, regelmäßig oder einmalig. Wir reinigen mit Mitteln mit Ökolabel, und zu jedem Einsatz gibt es einen Bericht mit Fotos. So sehen Sie, was gemacht wurde, auch wenn Sie nicht vor Ort waren. Unsere Verträge sind monatlich kündbar.

Alles Weitere zum Angebot finden Sie auf unserer Seite zur Gebäudereinigung.