Betriebskosten korrekt umlegen: Was bei Hausmeister-, Reinigungs- und Gartenpflegekosten zulässig ist

Hausmeister-, Reinigungs- und Gartenpflegekosten gehören zu den am häufigsten hinterfragten Positionen einer Betriebskostenabrechnung — und zu denen, bei denen sich Widersprüche am leichtesten vermeiden lassen. Ein Überblick darüber, was die Betriebskostenverordnung (BetrKV) konkret regelt, wo die typischen Fehlerquellen liegen und was das für die Gestaltung eines Dienstleistungsvertrags bedeutet.

Die drei relevanten Kostenarten im Überblick

§ 2 BetrKV führt die Kostenarten auf, die als Betriebskosten umgelegt werden können. Die Nummern 1 bis 16 benennen jeweils konkrete Positionen; Nummer 17 lässt darüber hinaus „sonstige Betriebskosten“ zu, die aber nur umlagefähig sind, wenn sie im Vertrag ausdrücklich benannt wurden. Für die Objektpflege sind vor allem drei Positionen relevant:

• § 2 Nr. 9 — Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
• § 2 Nr. 10 — Kosten der Gartenpflege
• § 2 Nr. 14 — Kosten für den Hauswart

Zwei Dinge müssen dabei auseinandergehalten werden. Im Mietverhältnis ist die Umlage nur zulässig, wenn sie überhaupt vereinbart ist — § 556 Abs. 1 BGB verlangt eine entsprechende Abrede im Mietvertrag; die BetrKV sagt nur, welche Kosten dafür in Betracht kommen. Innerhalb einer Eigentümergemeinschaft gilt dagegen zunächst § 16 Abs. 2 WEG: Die Kosten trägt jeder Eigentümer nach dem Verhältnis seines Miteigentumsanteils, solange die Gemeinschaft für einzelne Kostenarten nichts anderes beschlossen hat. Der Katalog der BetrKV wird für eine Eigentümergemeinschaft dann relevant, wenn ein vermietender Eigentümer seine Anteile an die Mieter weitergibt.

Gartenpflege — nur, wenn tatsächlich gepflegt wird

Nummer 10 fasst mehr zusammen, als der Begriff „Gartenpflege“ vermuten lässt. Umlagefähig sind die Kosten der Pflege gärtnerisch angelegter Flächen einschließlich der Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen, die Pflege von Spielplätzen einschließlich der Erneuerung von Sand sowie die Pflege von Plätzen, Zugängen und Zufahrten, die dem nicht öffentlichen Verkehr dienen. Der Hofweg und der Zugang zur Mülltonne fallen also mit darunter — die öffentliche Straße davor dagegen nicht, deren Reinigung gehört zu Nummer 8.

Zwei Grenzen ergeben sich unmittelbar aus dem Wortlaut. Erstens setzt „Pflege gärtnerisch angelegter Flächen“ voraus, dass die Fläche bereits angelegt ist: Das Erneuern vorhandener Pflanzen ist ausdrücklich erfasst, das erstmalige Anlegen einer Fläche ist keine Pflege. Zweitens sind es die Kosten der Pflege — es muss also tatsächlich gepflegt worden sein. Eine pauschale Position „Gartenpflege“ ohne dahinterliegende Leistung hat keine Grundlage; im Streitfall entscheidet, was sich aus Rechnungen und Leistungsnachweisen ergibt.

Hauswart — mit einer wichtigen Einschränkung

Bei Nummer 14 sind die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen umlagefähig, die der Eigentümer oder Erbbauberechtigte dem Hauswart für seine Arbeit gewährt — allerdings nur, soweit diese nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft. Repariert der Hauswart eine defekte Tür, ist dieser Anteil seiner Arbeit also nicht umlagefähig, auch wenn er in derselben Stunde erbracht wurde wie umlagefähige Tätigkeiten.

Besonders praxisrelevant ist der zweite Halbsatz der Vorschrift: Soweit Arbeiten vom Hauswart ausgeführt werden, dürfen die Kosten für diese Arbeitsleistungen nicht zusätzlich nach den Nummern 2 bis 10 und 16 angesetzt werden. Mäht der Hauswart den Rasen, darf derselbe Aufwand nicht noch einmal unter Nummer 10 als Gartenpflege erscheinen; wischt er das Treppenhaus, nicht noch einmal unter Nummer 9 als Gebäudereinigung. Genau hier entstehen die Doppelabrechnungen, die bei einer Prüfung als Erstes auffallen — meist nicht aus Absicht, sondern weil eine pauschale Hausmeisterrechnung nicht erkennen lässt, welche Anteile worauf entfallen.

Gebäudereinigung — nachvollziehbar oder gar nicht

Nummer 9 erfasst die Säuberung der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteile: Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen, Fahrkorb des Aufzugs. Die Wohnung selbst gehört naturgemäß nicht dazu. Für den Umfang und den Turnus gibt die BetrKV nichts vor — was angemessen ist, richtet sich nach dem Objekt; dazu mehr in unserem Artikel Treppenhausreinigung: Turnus, Checkliste, wer ist zuständig?.

Der Höhe nach ist die Position nicht beliebig: Nach § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB ist bei der Abrechnung der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit zu beachten. Und die Abrechnung muss überprüfbar sein — jeder Wohnungseigentümer kann nach § 18 Abs. 4 WEG Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen, Mieter haben ein entsprechendes Recht auf Belegeinsicht gegenüber dem Vermieter. Wer eine Position nicht mit Rechnung und Leistungsnachweis unterlegen kann, wird sie im Zweifel nicht halten.

Was das für eine saubere Abrechnung bedeutet

Die wichtigste praktische Konsequenz betrifft nicht die Abrechnung, sondern den Vertrag davor: Reinigungs-, Garten- und Hauswartleistungen sollten von vornherein getrennt ausgewiesen werden — getrennt beschrieben, getrennt bepreist, getrennt in Rechnung gestellt. Das bringt gleich mehreres mit sich:

• Die Zuordnung zu den Nummern 9, 10 und 14 ergibt sich aus der Rechnung selbst, statt am Jahresende geschätzt werden zu müssen.
• Doppelabrechnungen zwischen Hauswart und den übrigen Positionen fallen schon beim Buchen auf und nicht erst bei der Belegprüfung.
• Nicht umlagefähige Anteile — Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen — lassen sich sauber heraushalten. Für Vermieter bleiben sie deshalb nicht verloren: Als Werbungskosten sind sie weiterhin ansetzbar, wie unser Artikel Hausmeisterservice & Winterdienst von der Steuer absetzen zeigt.
• Der wiederkehrende Anteil lässt sich von einmaligen Maßnahmen abgrenzen — die Unterscheidung zwischen laufender Pflege und einmaliger Aufarbeitung erklärt Unterhaltsreinigung oder Grundreinigung?

Wer diesen Vertrag abschließt, ist in einer Eigentümergemeinschaft in der Regel die Verwaltung — welchen Spielraum sie dabei seit der WEG-Reform hat, steht in WEG-Reform seit 2020.

Wie Zamsa hilft

Wir weisen Reinigung, Außenanlagenpflege und Hausmeistertätigkeiten in Angebot und Rechnung getrennt aus, damit die Zuordnung zu den Positionen der BetrKV nicht nachträglich rekonstruiert werden muss. Jeder Einsatz wird im Kundenportal mit Datum, Uhrzeit und ausgeführter Tätigkeit dokumentiert — bei einer Belegeinsicht liegt der Nachweis damit bereits vor. Was zu den einzelnen Bereichen gehört, steht auf unseren Seiten Gebäudereinigung und Außenanlagenpflege.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick über § 2 BetrKV und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall. Bei konkreten Abrechnungsfragen empfiehlt sich die Abstimmung mit dem Steuerberater oder einer Fachanwältin bzw. einem Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht.